Автоматизация бизнеса – сложный, многогранный и интересный процесс, который может принести массу позитивных изменений и стать основой для стабильного роста прибыли. Проводить её нужно с умом, тщательно изучая каждый аспект и подстраивая его под нужды вашей организации.
Сделать это своими силами достаточно сложно, а иногда вовсе невозможно. Попытки действовать без помощи специалиста могут привести к большому количеству ошибок. Мы подготовили Топ-5 наиболее серьезных ошибок и нарушений, характерных для разных категорий предпринимателей в сфере ритейла.
1. Самостоятельная автоматизация сложного бизнеса
Своими силами без соответствующего опыта и правильной команды можно автоматизировать только самый простой бизнес. Если ваше дело требует каких-то особых условий (например, подключения к ЕГАИС или другим госсистемам учета), требует работы нескольких сотрудников или имеет хоть сколько-то сложную бухгалтерию, то автоматизация станет обязательной для успешного расширения.
Самостоятельная автоматизация грозит вам тем же, чем и обращение к некомпетентному специалисту – вы потратите много времени и средств, не получив при этом никакого результата. Кроме того, при модернизации бизнеса своими силами есть риски допустить серьезные ошибки, которые могут закончиться существенными убытками, штрафами и нежелательными проверками.
Пример:
Предприниматель решил ввести своими силами новую систему товароучёта на своих складах, использующую терминалы, сканеры и единую базу данных. В результате ошибок при подборе оборудования сканеры оказались несовместимы с используемыми терминалами, а неправильная отладка базы данных нанесла серьезный ущерб логистике предприятия и привела к остановке работы складов на срок, необходимый для закупки и отладки нового оборудования.
Как избежать ошибок при самостоятельной автоматизации?
Самый простой способ – не проводить её вообще. Лучшее, что вы можете сделать своими силами – потратить время на подготовку к внедрению автоматических систем. Хорошими предварительными шагами будет:
- Изучение рынка услуг;
- Ознакомление с основами принципов автоматизации;
- Подготовка персонала;
- Планирование первых шагов после автоматизации.
2. Неправильный выбор модели автоматизации
Различным бизнесам требуется разная модель автоматизации. Поиск универсальной стратегии автоматизации приведет к тому, что система будет неэффективной, будет допускать ошибки и не даст вашему предприятию реализоваться.
При выборе системы автоматизации многие предприниматели часто допускают ошибки именно в выборе готового пакета услуг, делая выбор на основе стоимости, удобства или личных предпочтений. Такой подход часто приводит к тому, что систему автоматического ведения бизнеса приходится переделывать с нуля.
Пример
Владелец большого ресторана решил провести автоматизацию с целью упрощения закупки продуктов для кухни и облегчения работы персонала, но вместо этого выбрал модель, направленную на работу зала. В результате он улучшил работу официантов, но при этом не получил желаемого результата по работе кухни и был вынужден докупать дополнительное оборудование и услуги.
Как выбрать правильную модель автоматизации?
При выборе методик следует опираться на мнение специалистов. Если вы уверены в организации, проводящей автоматизацию, то стоит доверить её специалистам выбор подходящей модели работы. Для того, чтобы готовая система была более эффективной, нужно дополнительно предоставить следующие сведения:
- Какими особенностями обладает ваша бизнес-модель;
- Какие у вас имеются планы на ближайшее развитие;
- Какими нормами и законами регулируется ваш бизнес.
3. Неумение использовать автоматизацию в долгосрочной перспективе
Эту ошибку часто допускают владельцы небольшого, но активно развивающегося бизнеса. В случае проведения автоматизации важно какое-то время тщательно следить за тем, как она влияет на динамику развития бизнеса, какие опции открывает для предпринимателя и чем может помочь в дальнейшем расширении. Если игнорировать эти задачи и работать по привычному сценарию, то переход на следующий этап развития бизнеса может затянуться, что приведет к затягиванию работ и серьезным убыткам.
Также неумение работать с долгосрочной перспективой может привести к ситуациям, когда предприниматель слишком сильно рассчитывает на автоматизацию. Не получив мгновенного серьезного результата, неопытные владельцы бизнесов начинают совершать множество мелких ошибок, которые быстро скапливаются и вредят работе организации.
Пример:
Владелец продуктового магазина выполнил качественную автоматизацию, но не предусмотрел увеличение спроса и перспективу появления новых поставщиков. В результате при увеличении ассортимента было принято решение торговать алкоголем. Из-за этого предпринимателю пришлось экстренно докупать специальное оборудование, работающее с ЕГАИС и Честным знаком, а также интегрировать его в уже отлаженную систему.
Как учитывать долгосрочные перспективы в автоматизации?
Важным шагом после проведения автоматизации бизнеса является анализ и сбор данных о работе. Нужно понять, на какие аспекты ведения дел автоматизация повлияла сильнее всего, а на каком направлении от неё не так много пользы, как ожидалось. Не стоит ожидать мгновенного результата – тщательный сбор статистики и терпение помогут вам найти наиболее перспективные направления для будущего развития.
4. Неправильное обучение персонала
Все ваши работники должны быть готовы к тому, что автоматизация введет серьезные, но полезные изменения в их обязанности. Важно не только обучить персонал практическим навыкам, но и подробно объяснить пользу нововведений и их позитивное влияние.
Отказ от обучения персонала работе с новым оборудованием может:
- Вызвать множество ошибок даже в простых задачах;
- Привести к порче имущества и утере товаров;
- Создать расхождения и пустоты в базах данных;
- Замедлить общий темп работы.
Кроме того, непонимание новых принципов работы может также серьезно сказаться на общем настрое коллектива или даже привести к увольнениям.
Пример
Руководитель продуктового магазина расширил свой ассортимент алкоголем, закупил правильное оборудование, работающее с Честным знаком и ЕГАИС, но при этом не научил персонал работать с новыми программами и сканерами. Это вызвало ряд ошибок при учёте реализуемого алкоголя, а в ходе выездной проверки предпринимателю были назначены штрафы.
Как подготовить персонал к автоматизации?
Существует три основных метода подготовки персонала:
- Провести тренинг своими силами. Руководитель личным примером может показать пользу нововведений, самостоятельно показать преимущество новых технологий в ведении дел, мотивировать рабочих на обучение;
- Провести тренинг с помощью специалиста. Если у руководителя нет нужных навыков или дара оратора, то всегда можно пригласить человека, имеющего опыт в обучении. Он максимально точно, быстро и без ошибок обучит персонал новым навыкам прямо на рабочем месте;
- Отправить сотрудников на специальные курсы. Они помогут быстро получить сложные навыки и обеспечат комплексный подход к обучению даже сложным темам.
Помните, что важно сохранять высокий моральный дух персонала на время проведения обновлений. Для этого учёбу можно сделать оплачиваемой сверхурочно, а также отдельно премировать тех сотрудников, кто быстрее всего осваивает новые приложения и технику.
5. Отказ от автоматизации бизнеса
Очень часто предприниматели отказываются от автоматизации ещё до того, как обратятся за консультацией к эспертам по внедрению автоматизации. Причин может быть много:
- Нежелание изучать новую сферу и осваивать необходимые навыки;
- Отсутствие свободных средств для обновления;
- Общая консервативность предприятия и сопротивление новым технологиям и методикам.
Полный отказ от автоматизации может привести к тому, что с расширением предприятия будет расти количество выполняемых им задач и, как следствие, нагрузка на персонал и руководство. Это не только создать множество препятствий, но и приведет к плавному снижению прибыли и стагнации, зачастую крайне опасной в различных сферах бизнеса.
Пример
При открытии магазина предприниматель отказался от автоматизации, сделав ставку на ручную обработку большинства процессов. При работе на одной точке с одним поставщиком проблем не возникало, но при увеличении ассортимента и расширении появилась серьезная нагрузка на персонал, которую пришлось решать наймом новых сотрудников.
В дальнейшем при открытии второй торговой точки пришлось увеличить количество поставщиков товара и открыть склад. Это также создало дополнительный объем работ, вынудило нанять ещё больше специалистов, а также создало конфликт между магазинами при организации логистики. Автоматизация позволила бы не только упростить учёт, но и обеспечить надежную связь всех элементов в цепи.
Как понять чем автоматизация бизнеса поможет вам?
Важно понять, что правильная автоматизация бизнеса несет три критически важных для любого бизнеса преимущества:
- Упрощение работы с важной информацией;
- Снижение нагрузки на весь персонал;
- Увеличение дохода за счёт ускоренного развития предприятия.
Чтобы избавиться от сомнений, можно посмотреть отчёты других предприятий до и после того, как они провели автоматизацию, послушать мнение независимых экспертов. Кроме того, можно лично опробовать бесплатные услуги, если таковые имеются.
